Conditions Générales de Vente Groupes & Séminaires

Confirmation de Réservation : Toute réservation n’est confirmée qu’après retour du devis établi par l’hôtel, signé avec l’apposition « Bon pour Accord ». 50% du montant prévisionnel de la commande seront demandés à titre d’acompte.

Garantie de Prix : Les tarifs indiqués sont susceptibles de modification sans préavis. Les tarifs confirmés sur le devis de l’hôtel sont fermes pour 30 jours à partir de la date du devis. Passé ce délai, ils sont susceptibles d’être modifiés en fonction des conditions économiques, les tarifs applicables étant alors ceux en vigueur le jour de la réunion.

Garantie de Réservation :

  1. Chambres : Le nombre exact de participants devra être confirmé avec la liste nominative au plus tard une semaine avant la date de la réunion.
  2. Couverts : Le nombre exact de couverts devra être confirmé au plus tard une semaine avant la date de la manifestation.

Ce sont ces nombres (chambres & couverts) qui  serviront de base de facturation. La Direction se réserve le droit d’annuler la réservation si des événements de force majeure ou de cas fortuits l’y contraignaient (grève, incendie, dégâts des eaux, etc.).

Conditions d’Annulation : Toute annulation faite à moins de 30 jours de la date de la manifestation entraînera le non remboursement de l’acompte versé. Toute annulation survenant entre 24 heures et 8 jours avant la date d’arrivée des participants entraînera la facturation de 50% du prix des prestations réservées et annulées. Pour toute annulation 24 heures avant la date d’arrivée des participants, ainsi que pour les « no-show », l’hôtel facturera la totalité des prestations réservées et annulées.

Extras : Tous les extras (téléphone, minibar…) doivent être réglés sur place par chacun des participants avant leur départ. A défaut de règlement de ces prestations par les participants, ces sommes seront directement facturées au client qui est solidairement responsable de leur paiement.

Modalités de Règlement : Le règlement des prestations se fera dès réception de la facture.

Clause Pénale : A défaut de paiement dans le délai imparti ci-dessus, le client devra régler à compter du jour de l’échéance sans mise en demeure préalable, et sans préjudice de tous dommages et intérêts :

  1. Une indemnité fixée à titre de clause pénale égale à 15 % du montant TTC de la créance impayée,
  2. Des intérêts moratoires d’un montant égal à 3 fois le taux d’intérêt légal.

Arrêt des Prestations : En cas de non règlement total ou partiel de la part du client à l’une quelconque des échéances convenues, l’hôtelier disposera de la faculté de suspendre de plein droit, provisoirement ou définitivement, toute livraison de prestations sans préjudice de toute demande de dommages et intérêts qu’il pourra être amené à formuler à l’encontre du client défaillant.

Recommandations : L’organisateur s’oblige à n’inviter que des personnes dont le comportement ne soit susceptible, en aucune manière, de porter préjudice à l’hôtel qui se réserve le droit d’intervenir si nécessaire. Le client ne pourra apporter de l’extérieur ni boisson, ni aucune denrée alimentaire. Dans le cas  de manifestations ayant un caractère d’exposition de matériels ou d’objets de valeur, nous conseillons à notre clientèle de bien vouloir souscrire à ses frais une assurance pouvant couvrir tout dommage que pourraient subir ceux-ci, quel que soit l’endroit où ces matériels seraient entreposés (couloir, chambre, salle de réunion, parking).

Litiges : Tout litige qui n’aurait pu être réglé à l’amiable entre les parties sera de la seule compétence du tribunal de Salon de Provence.

General Sales Policies

Booking Confirmation : In order to finally confirm the booking, quotation form must be returned duly signed & stamped with the mention « read, acknowledged and agreed ». 50% of the quotation’s amount will be requested as a deposit.

Prices Guarantee : Prices mentioned in the quotation are valid during a 30 days period (except in case of French VAT amendment). After this period, prices can be modified without any notice by the hotel.

Reservation Guarantee :

  1. Accommodations : Rooming list and delegates exact number must be confirmed one week before the arrival date.
  2. Food & Beverage :The exact delegates number for breakfast, lunch or dinner must be confirmed one week before the arrival date. These numbers will be used for the final invoice issue. Hotel management keeps the right to cancel the reservation in case of major events (i.e.: strike, earth quake, flood, etc.).

Cancellation Policies :Cancellation without penalty 30 days before the arrival date. For a cancellation between 8 days and 24 hours prior the arrival date, The deposit paid will be kept as a penalty. For a last minute cancellation: 24 hours prior the arrival date, as for no-shows, the hotel will invoice 100% of the reservation confirmed. If payment is not received on due time, hotel will be able to unilaterally cancel the booking.

Extras : All extras (telephone, minibar, etc.) must be settled by each delegate before departure. If not, the hotel keeps the right to charge these extras on the group master bill

Miscellaneous : Group leader is responsible for the whole group behaviour and for any damages in any parts of the hotel. Hotel keeps the right to charge important damages to the group leader. Food and beverage bought from the outside is strictly forbidden in the hotel. In case of showrooms or exhibitions organised in the hotel, the client will be obliged to take out insurance on valuables, material and equipment brought.

Payment Policies :   Deposit and balance must be paid at invoice reception by bank transfer in Euros net of all bank charges for beneficiary. Payment by credit card can be organized with a written authorization form provided by the hotel.

Penalties : Any invoice that is unpaid at the due date shall be increased, automatically and without formal notice by way of a contractual of a :

  • Irreducible penalty clause, by a sum corresponding to 15% of the gross unpaid amount
  • Default interests equal to three times the official legal rate until complete settlement
  • Irreducible penalty clause of forty Euros (40 €) by unpaid invoices.

Termination : The hotel shall be entitled to terminate this agreement with immediate effect and with no need for judicial recourse if : Payment is not done on due time as mentioned above or the client has committed a material breach of any term or condition of this agreement and has not remedied this imputable failure in performance within ten (10) calendar days after receipt of a written request in this respect from the hotel or the client becomes insolvent, makes a general assignment for the benefit of its creditors or commits an act of bankruptcy or if a petition for its reorganization or readjustment of its indebtedness be filed by or against it, or if a receiver, trustee or liquidator of all or substantially all of its property be appointed.     Applicable

Law : This Agreement shall be governed and construed in accordance with the law of the country where the service is provided. In case of dispute in respect of or in connection with this agreement, the parties shall first use all reasonable endeavors to resolve matters amicably. Failing such amicable resolution, the dispute shall be referred to the competent court in the city where the Hotel is located.